法人のデータをどこに置くか
この記事の要点
- 個人アカウントに会社のデータを置かないでください。社長に何かあったとき、誰も取り出せなくなります。
- 保存義務があるものは帳簿・書類（原則7年）、労務関係（5年、当分の間3年）、議事録（10年）と期間が違います。
- 分けて置くべきものが3つあります。①経理データ ②契約書 ③マイナンバー・個人情報。特に③は他と混ぜません。
まず個人アカウントから出す
設立直後にありがちなのが、社長の個人Googleアカウントやパソコンのローカルフォルダに会社のデータが置かれている状態です。
| 場面 | 何が問題か | 関連 |
|---|---|---|
| 社長に何かあったとき | 家族も税理士も取り出せない | → 社長に万一があったときの備え |
| 税務調査 | 会社の記録として説明しにくい | → 税務調査で見られるところ |
| 融資審査 | 法人と個人の分離ができていないと見られる | → 経営者保証を外せるか |
| 個人情報の管理 | 漏えい時に管理体制を説明できない | → 顧客情報を扱うときの個人情報保護法 |
法人名義でアカウントを作り、独自ドメインのメールアドレスを管理者にするのが出発点です。→ 法人のドメインとメールアドレス
保存期間が違う
| 種類 | 保存期間 | 出典のある記事 |
|---|---|---|
| 帳簿・決算関係書類・証憑 | 原則7年（欠損金がある事業年度は10年） | → 会社の重要書類の保管 |
| 電子取引データ | 電子のまま保存（紙に印刷しての保存は不可） | → 電子帳簿保存法で最低限やること |
| 労働者名簿・賃金台帳・労働関係の重要書類 | 5年（当分の間3年） | → 勤怠管理をどうするか |
| 株主総会議事録 | 本店に10年、支店に5年 | → 議事録の作り方と保存期間 |
| マイナンバー | 必要な事務が終わり、書類の保存期間が過ぎたら廃棄 | → マイナンバーの取扱い |
労務関係の保存期間について、労働基準法第109条は「五年間保存しなければならない」としていますが、同法附則第143条第1項により「当分の間」は三年間と読み替えられています。5年保存を前提に運用しておくと、読み替えが解除されたときに困りません。
3つに分けて置く
- 経理データ：会計ソフト＋証憑の保管フォルダ。税理士と共有する前提で作る
- 契約書・登記関係：定款、登記事項証明書、契約書、議事録。件数は少ないが重要度が高い
- 個人情報・マイナンバー：他と同じフォルダに置かない。アクセスできる人を限定する
- 上の3つとは別に、「どこに何があるか」の一覧を作る
4は費用ゼロで効果が大きい部分です。口座・契約・IDの一覧を1枚作って、家族と税理士が見られる場所に置いてください。→ 社長に万一があったときの備え
選ぶときに見るところ
| 確認項目 | 理由 | 関連 |
|---|---|---|
| 解約時にデータを取り出せるか | 最重要。保存義務は解約後も続く | → 契約更新と自動更新の管理 |
| 検索できるか | 電子取引データは取引年月日・取引先・金額で探せる必要がある | → 電子帳簿保存法 |
| アクセス権を分けられるか | マイナンバーや人事情報を限定できるか | → マイナンバーの取扱い |
| 容量と料金 | 動画や画像を扱うなら容量が要る | — |
| 法人契約ができるか | 個人プランのまま使い続けない | — |
各サービスの料金・機能・保存条件は随時変更されます。当サイトでは特定サービスの内容を断定しません。契約前に各社の公式サイトでご確認ください。電子帳簿保存法の要件を満たすかどうかは、最終的に国税庁の資料と税理士にご確認ください。
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出典・根拠
- 労働基準法（109条・附則143条） — e-Gov法令検索
- 会社法（318条 議事録の備置き） — e-Gov法令検索
- 帳簿書類の保存期間・電子取引データの保存要件は、会社の重要書類の保管および電子帳簿保存法で最低限やることに出典を記載しています。
クラウドサービスの料金・機能は各社が随時変更するため、本記事では特定サービスの内容を記載していません。
最終確認日：2026年9月9日。制度は改正されます。実際の手続きの前に、上記の一次資料および所轄の窓口で最新の内容をご確認ください。当サイトは税理士・社会保険労務士・司法書士・弁護士による相談業務を行うものではありません。