会社の重要書類の保管

再発行できる書類と、できない書類があります。この区別を知らずに保管していると、必要なときに詰まります。

再発行できないもの

書類	用途	なくすと
登記識別情報（不動産を持つ場合）	不動産の登記手続き	再発行されない。別の本人確認手続きが必要になり、費用と手間が増える
実印（代表者印）	登記・重要な契約	改印届が必要。作り直しの費用
印鑑カード	印鑑証明書の取得	紛失届と再交付の手続きが必要

再発行・再取得できるもの

書類	入手先
登記事項証明書	法務局（何度でも取得可）→ 取り方
印鑑証明書	法務局（印鑑カードが必要）
定款	株式会社は公証役場に原本が保管されている（謄本の請求が可能）。合同会社は認証がないため、自社の保管分しかない

合同会社の定款は要注意です。公証役場での認証がないため、なくすと原本を再取得できません。→ 合同会社と株式会社の違い／定款のつくり方

本店に備え置くもの

会社法上、定款や株主総会議事録などは本店に備え置くことが求められています。→ 株主総会と議事録

バーチャルオフィスを本店にしている場合、書類の現物をどこに置くかが実務上の論点になります。要件と電子データでの保存の可否について、司法書士に確認してください。→ 住所を借りるサービスの比較

保管の実務

1つの箱にまとめる：定款、登記事項証明書、印鑑カード、実印、設立時の書類一式
実印と印鑑カードは分けて保管：両方そろうと印鑑証明書が取れてしまうため
スキャンして控えを残す：原本の代わりにはなりませんが、内容の確認と再作成に使えます
自宅と事務所が別なら置き場所を1か所に決める：探す時間がいちばんの損失です

会計・税務の書類は別枠

領収書・帳簿・契約書は保存期間の定めがあり、量も多くなります。上の「重要書類」とは分けて管理してください。→ 領収書とレシートの保存／電子帳簿保存法で最低限やること

次に読む

6問で次にやることを出す

最終確認日：2026年9月9日／備置きの要件は会社法の規定によります。司法書士にご確認ください。